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コラム

煩雑で時間のかかる賃貸管理業務に、時間を浪費していませんか?

賃貸管理業務は管理専用ソフトを導入することで、業務効率化を図ることができます。

何とかエクセルでの管理でしのいでるという会社も多いですが、エクセルやワードでの管理には限界があります。

エクセルが重い、入力ミス、エクセルへのデーター入力だけで1日が終わってしまう・・こんなことになるのは、ハッキリ言って無駄です!少しでも費用を抑えているつもりが、実は経営を圧迫しているのです。エクセルへの長時間の入力作業がなくなれば、その分新規開拓や営業に時間をまわすことができるので、そうする方が会社の業績は良くなります。

現在賃貸管理ソフトの導入を考えているという方、ソフトの導入を検討したが断念した方、ソフトについてよく知らないという方、ここでは全ての人に役立つ情報を発信しています。

 

賃貸管理ソフトとは?

そもそも賃貸管理ソフトとはどのようなものなのかご紹介します。

不動産を仲介する際には、多数の物件情報を抱えます。その件数は中小企業であっても、300を超える数です。またこの数を増やすことで、顧客により幅広い提案を行うことができます。

しかし300を超える物件情報を管理するのは大変です。

また店舗では部屋の間取りや住所、通し番号、顧客情報を扱わなくてはいけません。

最近では不動産ポータルサイトや自社ホームページへの物件掲載もスタンダードです。不動産のポータルサイトは数多く、そうした複数のメディアに物件を掲載するのは、時間も手間もかかります。

こうした日々のタスクを効率的に行うことを手助けするのが、賃貸管理ソフトです。管理ソフトでは日々のタスクを効率的にまとめることができます。

今回は仲介時について紹介しましたが、管理についても同じです。

管理ソフトは管理する物件の情報や大家の情報などを管理するのに役立ちます。

経営規模が小さい間は、確かにエクセルでの管理でも間に合わせることができます。しかし規模が拡大すればデータも増えるので、エクセルで対応することはほぼ不可能です。

会社の規模を大きくしたいとお考えであれば、最初からソフトを導入し、無駄なデータ入力時間を営業に回した方が得策です。

 

賃貸管理ソフトで解消するのはこんなお悩み

賃貸管理ソフトを導入することで、どんな悩みが解決されるのか。よくある悩みとともにご紹介します。

 

ー多数のエクセルを開いてデータを入力。時間がかかるし、入力ミスも起こりやすい

エクセルを多数開いて、それぞれに情報を入れるためデータを入力するのは時間がかかります。また何度も入力するのは二度手間、三度手間でミスも起こりやすくなります。

賃貸管理ソフトを使えば、一度の入力で各帳票に入力したデータが自動で入力されます。一度しか入力しなくていいので、時間が早く、ミスが起こる可能性も減らすことができます。

 

ーデータが多すぎてエクセルが重い

入力データの量が多くなるとエクセルも重く、開きにくくなります。PCに詳しいスタッフがその都度手伝いエクセルを開く・・なんて本当にもったいない時間です。

賃貸管理ソフトはデータを多数入力したからといって、重くなり開きにくくなってしまうなんてことがありません。

 

ー通帳と紙を照らし合わせた入金台帳管理が大変

入金・送金作業は1円たりとも間違えてはいけない作業です。しかし通帳と紙の台帳を照らし合わせ、管理を行うのは大変です。お金のことなので慎重に作業をすることが求められますが、入金台帳管理に時間を取られていれば、他の仕事ができません。

賃貸管理ソフトを使えば、入金の確認からオーナーへの報告書までシステム上で一括管理することができます。人為的ミスがなくなり、作業スピードも早いので空いた時間を他の仕事に回すことができます。オーナーからの突然の問い合わせにも、報告書をワンクリックで開くだけで情報を元に報告ができます。

 

ー過去のことを聞かれても、データを出すのに時間がかかる

クレームが入った際や過去の管理実態について聞かれても、そのデータがどこにあるのか分からなくなってしまったり、対象のデータを出してくるのに時間がかかっているということはありませんか?

誰が担当したのかも分からなかったり、担当者の記憶頼りでどういう対応を行なったのか答えると対応の一貫性が無くなります。顧客に誤った情報を伝えてしまう可能性もあるのです。

またクレーム内容のシェアもできておらず、シェア割合が不透明になることも・・。

こうした問題も賃貸管理ソフトを導入すると、解決することができます。

いつ誰がどういう対応を行なったのかすぐに検索することができます。円滑な対応を行えば、顧客との信頼関係を築くことができます。

物件の管理がどうなっているのか問い合わせた際に、ちょっ待って下さいと言われ、ずっと待たされる会社。えーと・・・と、言葉が出てこない会社。こんな会社に任せておきたいとは思いませんよね?

しかしすぐに現状の管理について、テキパキと答えてくれるとしっかり管理してくれていると安心できるものです。こうしたオーナーからの信頼感が管理会社には求められます。

オーナー満足度は会社の成長に繋がり、口コミでの評判の良さから、オーナーが別のオーナーを連れて来てくれることもあります。良い流れを作るためにも管理ソフトは必須なのです。

 

賃貸管理ソフトを導入する一番のメリットは、やはり業務の効率化を図ることができるということです。業務が効率化すると、その時間を他の仕事に回すことができるので、自ずと売上が伸びます。売り上げが上がれば、賃貸管理ソフトの導入費やランニングコストも簡単にペイできます。

また社員の長時間労働が是正され、働き方改革にも繋がります。社員満足度の高い会社は、仕事のパフォーマンスも高いというデータがあります。

オーナーからの信頼獲得にも繋がり、会社も成長していきます。

 

賃貸管理ソフトの選び方

賃貸管理ソフトの導入を決めたとしても、管理ソフトの種類は様々あります。どこを選べいいのか分からないと思うのは当然です。

そこで賃貸管理ソフトを選ぶ際のポイントをご紹介します。

 

⑴気になるソフトの会社には全て問い合わせ

気になる賃貸管理ソフトがあれば、まずは問い合わせましょう。

問い合わせは1社に限る必要がありません。比較、検討することが大切なので、少なくとも2社以上に声をかけてみて下さい。

賃貸管理ソフトは購入後何年も使い続けるものです。何年も使うということは購入した会社との関係も続くため、アフターフォローの充実性や問い合わせへの折り返しのスピーディーさも大切です。

問い合わせを送っても、連絡が返ってこないような会社もありますが、このような会社とは取引しない方がベターです。

問い合わせた際には、営業マンの雰囲気も確認し、社員教育がしっかりとなされているか見ることが大切です。

また売ることが目的になっており、強引に購入を迫ってくるような会社も辞めておきましょう。

 

⑵何社かの話を実際に聞き、使い方の説明を受けましょう

賃貸管理ソフトを販売している会社では、無料で使い方や機能についての説明を行なっています。

その際にはデモソフトを使うので、実際にソフトを使って見ることができます。使いやすさ、レイアウトなどそれぞれの会社ごとに微妙に違うので、実際に使ってみて一番自社に合うもの、社員誰もが使いやすいものを選びましょう。
3社以上呼んで、デモソフトを使ってみるとどこの会社が使いやすい、使いにくいということが良く分かります。また実際に訪問してもらうと、分からないこともその場で営業マンに確認できるので便利です。

 

⑶使いやすさ・費用問題をクリア!導入費用を抑えた課題解決ソフトを選ぶ

賃貸管理ソフトを選ぶ時のポイントは、⑴で説明した会社のレスポンスの速さ、⑵で説明した誰しもが使いやすいことです。

こうした問題を解決したソフトを選ぶことが大切です。しかしこの2つだけではまだ足りないです。

3つ目は、費用問題です。安ければ安い方がいいに決まっています。そのため費用対効果のバランスが合っているのかしっかり確認して下さい、

また導入後のアフターフォロー体制も充実している方がいいです。安ければいいというものではなく、安くてもしっかりフォローしてくれる誠実な会社を選びましょう。

 

人気の賃貸管理ソフトをご紹介

現在人気を集めている賃貸管理ソフトを2つご紹介します。賃貸管理ソフトは多数の種類があり、値段やサービス内容も様々です。今回ご紹介したソフトはあくまで人気のもので、この他にも優良ソフトは多数あります。お伝えした賃貸管理ソフトの選び方を参考に、自社に合った賃貸管理ソフトを選んで下さい。

 

クラウド賃貸管理ソフト:ReDocS(リドックス)

リドックスはインストールする必要のないクラウド型賃貸管理ソフトです。

無料で30日間使えるので、どんなものかしっかり試してから導入を検討することができます。クラウド型の賃貸管理ソフトなので、複数人で同時ログインができ操作も可能です。

 

リドックスの特徴

リドックスは元不動産管理会社に勤めていた代表が、自身の現場での経験から感じた非効率性を改善するために作ったソフトです。そのため他のシステム開発会社にはない現場の経験が詰まっています。これが他社とリドックスの大きな違いです。
リドックスは賃貸管理に必要な契約者、家賃の管理機能、各種書類作成機能を全て揃えています。

 

リドックスの魅力的な各種機能

⑴物件情報管理

物件情報、部屋情報を管理することができます。この情報を元にテナントの情報や取引情報、各種レポートの作成ができます。

⑵契約者管理

各物件に入居している契約者氏名、職業といった個人情報や契約内容について管理できます。

⑶契約更新

契約更新機能では更新の時期が来た契約者を自動的に抽出してくれます。そのため更新の案内を行うことを忘れていたというミスを防ぐことができます。また更新案内や更新合意書を、自動的に作成してくれるので手間がありません。

⑷解約精算

敷金情報や未払い家賃の家賃を自動で抽出し、解約通知書や解約合意書、解約精算書を自動的に作成してくれます。

⑸家賃管理・滞納管理

家賃の管理を自動集計するので、支払額が満たなかったり、滞納している入居者をすぐに発見することができます。

⑹ネットバンキング連動

ネットバンキングとの連動が可能なため、家賃の消し込みを自動的に行うことができます。

⑺オーナー精算明細

毎月のオーナーの送金清算も自動的に抽出します。項目を選ぶと、自動的に精算書が作成されます。

⑻各種契約書作成

ワンクリックで簡単に各種契約書類が自動で作成されます。

⑼クレーム・修繕依頼管理

入居者からのクレームや修繕の依頼を、簡単に登録することでき、チーム内での情報共有も簡単です。

 

リドックスは一括管理が可能なため、一度の入力で様々な書類を作成することができます。人を増やすことなく、管理戸数を増やすことのできる優れものなのです。

リドックスにはまだまだ紹介しきれていない機能が多数あります。無料で使うことができるので、まずは使ってみてはいかがでしょうか?

 

コスパ重視の管理ソフト:ダンゴネットの賃貸名人

賃貸名人はコスパの良さから支持を集めている賃貸管理ソフトです。驚きの低コストで、あらゆる悩みを解決できます。誰でも使いこなせる仕様で、万全のサポート体制もついてきます。

 

賃貸名人の魅力

賃貸名人の魅力は何と言っても業界相場の半額程の圧倒的コストパフォーマンスです!

単に安いのではなく充実した機能がついてくるので、口コミでも評判で、導入実績は5000社を超えています。

⑴物件台帳の一元管理が可能

物件のオーナーや建物、部屋、契約者に関するデータまで一元管理可能です。40種類の検索項目から、情報を自由に組み合わせ検索できます。一覧表印刷やエクセル等へのファイルの出力ができます。

⑵入力したデータは自動反映

データは一度入力するだけで、自動反映されます。

賃貸借契約書や重要事項説明書といった成約時に必要な書類の印刷も可能で、ワード感覚で誰でも簡単に編集できます。

契約情報は履歴として残るので、過去の契約との比較、参照も簡単です。

⑶日々の入金管理から月次の送金業務、年間収支報告まで1本で管理
30種類の検索項目を自由に組み合わせ、入金状況の一覧印刷や表出力が可能です。変動費の請求書も作成でき、自社の業務に合わせオーナーへの滞納保証や空室保証、管理料の計算方法を設定できます。

金融機関や保証会社とデータ連動をすると、物件管理業務を効率化できます。

 

賃貸名人は全国で無料のデモを実施しています。フリーダイヤルやメールでの問い合わせが可能なため、まずはどんなものなのかデモを受けてみて、実際に製品を使ってみるといいでしょう。